3 Cara Membuat Format Label Undangan di Excel dan Word

Supaya lebih praktis dan rapi, untuk mencantumkan nama serta alamat di kartu undangan umumnya memanfaatkan kertas label yang dibuat dengan bantuan aplikasi Microsoft Word dan Excel. Membuat format table undangan secara otomatis di Word dapat menghemat waktu, dan tenaga.

Setelah sebelumnya membahas cara membuat kop surat di Word, kini lanjut ke materi berikutnya yaitu pembuatan label undangan di Ms Word yang dapat diselesaikan dalam hitungan menit saja. Dibandingkan dengan membuat label secara manual, tentunya cara ini lebih direkomendasikan. Karena label bisa langsung dicetak menggunakan printer.

Panduan Mudah Membuat Format Label Undangan

Jika kamu sering berurusan dengan banyak undangan, pasti tahu betapa merepotkannya menulis label satu per satu. Di sinilah kombinasi antara Microsoft Excel dan Word bisa menjadi penyelamat. Jadi, meskipun cara membuat label undangan di Excel nantinya kamu butuh Ms Word untuk: membuat, mendesain, dan mencetak label undangan

Dengan Excel, kamu bisa mengatur semua data penerima undangan dalam satu tempat, seperti nama dan alamat. Setelah itu, biarkan Word yang bekerja—mengambil data dari Excel dan mengisinya ke dalam template label secara otomatis.

Hasilnya? Proses pembuatan label jadi jauh lebih cepat, mudah, dan bebas dari kesalahan. Dengan cara ini, kamu bisa fokus pada hal-hal lain yang lebih penting tanpa harus repot dengan urusan teknis.

1. Membuat Data Label di Microsoft Excel

Buatlah dokumen pada Microsoft Excel berisi nama penerima undangan beserta alamatnya. Isi dalam dokumen bebas, yang terpenting dua kolom tersebut wajib ada. Setelah itu, simpanlah dalam file folder menggunakan nama yang mudah untuk diingat.

2. Memasukkan Data Excel ke Template Label

Kombinasikan data di Excel dengan template label yang ada pada Word, dengan cara:

• Klik tab “Mailings”
• Pilih “Labels”

• Klik bagian “Options”
• Ketika new tab terbuka, pilih “New Labels”

• Isi informasi yang diminta (side margins, top margin, number down, width, height, etc)
• Klik “OK”

Berikut ini adalah penjelasan mengenai data dalam tabel yang harus diisi:

• Label Name: Isi menggunakan nama label yang ingin digunakan
• Top Margin: Jarak tepi atas kertas hingga ke tepi label bagian atas
• Side Margin: Jarak antar sisi samping kertas sampai pinggir label pertama
• Vertical Pitch: Tinggi label dengan jarak vertikal
• Horizontal Pitch: Jarak label dengan horizontal label di area samping
• Label Width: Lebar tabel
• Label Height: Tinggi label
• Number Across: Jumlah kolom
• Number Down: Jumlah baris
• Page Height: Ukuran tinggi kertas label
• Page Width: Jarak lebar kertas label
• Dan Page Size: Fleksibel, namun direkomendasikan memilih size custom

3. Next Step

Setelah data berhasil diisi dan disimpan, langkah selanjutnya adalah seperti di bawah ini:

• Klik “New Document”
• Pilih opsi “Mailings”
• Klik “Select Recipients”
• Pilih bagian “Use an Existing List”

• Setelah file explorer terbuka, cari dokumen Ms Excel berisi nama pihak undangan
• Klik “Mailings”
• Pilih “Insert Merge Field”
• Klik “Nama”

• Selanjutnya, letakkan kursor di kotak pertama, lalu enter kemudian tambahkan kata untuk menunjukkan pada tempat
• Tekan enter untuk membuat baris baru
• Ulangi langkah-langkah di atas, lalu klik bagian “Mailings” >> “Insert Merge Field” >> “Alamat”
• Copy semua label pada kolom pertama, dan gandakan di kolom kedua
• Supaya letak datanya berurutan, tempatkan kursor di label nama bagian kolom kedua, lalu klik “Mailings” >> “Rules” >> “Next Record”
• Setelah kotak kedua mendapat imbuhan label “Next Record”, copy isian kolom kedua dan gandakan pada kolom lain hingga semua terisi penuh
• Gunakan kombinasi “CTRL+A” agar rapi, lalu ubah orientasi menjadi tengah dengan cara menekan tombol “CTRL+E”
• Klik ikon “Preview Result” untuk melihat hasil label undangan yang telah dikerjakan

Baca Juga:

• 3 Cara Membuat Bingkai di Word Pada Halaman, Teks, dan Gambar

Hal-hal yang Harus Diperhatikan Saat Mencetak Label Undangan

Guna menghindari kesalahan dalam proses pencetakan atau printing, pastikan ukuran kertas cetak dan ukuran kertas label telah diatur. Untuk mengatur size kertas, klik menu “Properties” di bagian pengaturan saat memilih printer yang akan digunakan untuk mencetak.

Untuk membuat format label undangan di Word, Anda bisa menggunakan software Microsoft Office dari berbagai versi, mulai dari 2007 hingga 2016. Namun, sebelum memulainya, sebaiknya persiapkan terlebih dahulu kertas label undangan serta penggaris untuk menyesuaikan letak template. Selain itu, penting juga mengetahui cara agar tulisan Arab tidak terbalik di Word 2010 untuk memastikan hasil cetakan sesuai harapan.